Rendement van IT Oplossingen

Home
Separator
Vragen?
Separator
Sitemap
Separator
Zoeken
iLane - Partner voor ELOoffice Document Management Systemen en archiveringsoplossingen
    
Probeer de ELO Document Management Software nu GRATIS uit
Terug naar het overzicht van de blog artikelen                         

IT is niet alleen strategisch, soms wil je het ook terugverdienen!

- Vroeger werd IT vooral als een ondersteunende dienst gezien. Een noodzakelijk kwaad en een afdeling die vooral geld kostte. Gelukkig ligt deze tijd alweer ver achter ons – 
Auteur: Joost Festen - iLane

Toen het duidelijk werd dat met IT ook geld te besparen viel en dus een positieve invloed kon hebben op de winstgevendheid van de onderneming kantelde de ideeën over IT ook langzaam. Met als hoogtepunt van dit denken dat iedere IT-investering per sé een bijdragen moest leveren aan het resultaat. Het ultieme denken in een ROI vestigde zich waardoor het doen van investering in de IT eenvoudig kon worden gerechtvaardigd als de ROI maar liet zien dat het project een directe bijdrage kon leveren aan de winst van de onderneming.

Ook deze jaren liggen weer grotendeels achter ons omdat IT steeds ingewikkelder werd en ook van buitenaf bedreigd werd. De kosten van IT liepen daardoor weer op en het gevoel van IT als kostenpost leek terug te keren. Totdat duidelijk werd dat IT een belangrijke peiler kon zijn in de innovatiegedachte van het bedrijf. Daarmee werd IT steeds meer onderdeel van het product van de onderneming.
IT verschuift steeds meer naar de bestuurskamer van de onderneming. Eerst als adviseur in een staffunctie maar meer en meer is de IT-manager een volwaardig lid van het MT.

IT is daarmee een volwassen onderdeel van de bedrijfsvoering geworden.
Op welk niveau bevindt jouw organisatie zich in deze ontwikkeling?
 
 
 
Inhoud van dit blogartikel
In dit artikel wil ik uiteraard ingaan op bovenstaande maar zal tevens stil staan bij de vraag of 'oude schoenen' dan zomaar weggegooid moeten worden. Oftewel: is het ROI-vraagstuk dan in alle gevallen een verkeerde benadering voor een project? In dat kader wil ik even stil staan bij alle elementen die we kunnen onderscheiden om een DMS-project zicht te laten terugverdienen.

Strategische of ROI-benadering of misschien beiden?
Er zijn bedrijven die het inzetten van een DMS als een strategisch project kunnen en willen beschouwen. Als bijvoorbeeld elektronisch werken een element is van strategische keuze of strategisch 'moeten' dan kan de inzet van ELO ECM Suite 10 een uitstekende uitkomst bieden.

De wet die stuurt
Als we bijvoorbeeld kijken naar de advocatuur markt in Nederland dan wordt deze ondersteund door de wet KEI gestuurd naar elektronisch werken in 2019. Alhoewel de wet nu al een paar keer is uitgesteld is de richting meer dan helder. De advocatuur markt moet zich opmaken voor een overgang van de traditionele papieren dossier waar de gemiddelde advocaat nog steeds graag en prettig mee werkt naar een situatie waarbij het papier langzaam zal worden teruggedrongen. De wet voorziet een overgang van het mogen werken met electronische dossier een een situatie dat veel alleen nog maar via de electronische weg mag.

De advocaat die nog graag werkt met de dictafoon en een secretaresse die het ingesprokene uitwerkt waarna hij of zij gewapend met een papieren dossier zijn werk verder kan vervolgen is aan verandering onderhevig! Maar ook in deze werkwijze kan een DMS-oplossing als ELO een uitkomst bieden. Als de dictafoon van een modern soort is dat i.p.v. met een magneetband met een geheugenkaartje werkt dat de opname vastlegt in een MP3 of ander bestandsformaat dan kan deze bron prima worden aangesloten op het ELO ECM pakket. Het bestand start dan een workflow die het bestand of stuurt naar een pakket als Dragon NaturallySpeaking dat het gesproken woord omzet in tekst. Vervolgens gaan deze bestanden naar de secretaresse die de controle uitvoert en de hiaten opvult daar waar nodig. Vervolgens gaat het document als ieder elektronisch document door het bedrijf.

Het bedrijf dat stuurt
Maar er zijn natuurlijk ook genoeg bedrijven die flexibeler willen gaan werken waarbij het electronisch werken een voorwaarde is om dit te kunnen verwezenlijken. Het bereikbaar hebben van een veelheid aan documenten met de juiste versie is dat een steeds belangrijkere eis.
Versie beheer van documenten en ontsluiting via allerlei media is dan meer en meer van cruciaal belang.
Ook hier kan ELO ECM een prima oplossing bieden. Als de documenten zijn opgeslagen in het ELO ECM suite server op een windowsserver zijn alle documenten van overal te benaderen met of een windows of MAC-werkstation maar ook via mobiel of tablet. Iedere medewerk maar ook klant kan zo beschikken over de enige echte versie van de waarheid zoals centraal is vastgesteld.
 

ROI-benadering
Naast de bovengenoemde strategische benadering voor het uitvoeren van een DMS-project geldt nog steeds dat een ROI-benadering van een project ook nog steeds lonend kan zijn. Er zijn voldoende elementen die een terugverdien model voor een DMS-oplossing kunnen voeden om het project alleen al op deze gronden te willen doen.
 

Voorbeeld 1: van papieren archief naar electronisch archief
Er zijn nog legio bedrijven die archieven in vorm van papier opslaan. De kosten die een dergelijk archief met zich meebrengen zijn in geen verhouding meer van de kosten die een electronisch archief met zich meebrengen. Iedere ondernemer die dit ziet en zich realiseert wil zo snel mogelijk van het papierenarchief af. De businesscase is simpel. De enig vraag is waarschijnlijk: is de organisatie er klaar voor en wil men echt van het papier af.

Welke kosten hebben een papierenarchief?

 • Papierkosten
   o Afdrukkosten als het gaat om eigen documenten
 • Orderkosten
 • Kastkosten
 • Ruimtekosten
 • Personele kosten
   o Kosten van het opbergen in uren per medewerker per dag!
   o Kosten van het zoeken in uren per medwerker per dag!

Wie bovenstaande kosten in kaart durft te brengen en dat afzet tegen de kosten voor het inrichten, beheren en gebruiken van een electronisch archief zal versteld staan van de besparingen in dus de positieve businesscase.

We hebben dan alleen nog gesproken over een eenvoudig gebruik van een modern DMS ECM product. Wie daarnaast alle geavanceerde opties van een dergelijke oplossing overweegt te gaan inzetten, en wat zou je daarin tegenhouden, zal ontdekken dat er nog veel meer te halen valt. Daarvoor verwijs ik graag naar mijn laatste voorbeeld.

Voorbeeld 2: de accountant/boekhoeder verlost van eenvoudige taken
De boekhouder c.q. de accountant wordt vaak nog belast met het boeken van veel facturen die worden aangeleverd aan bedrijven. De uitgaande factuurstroom is vaak al jaren ondercontrole via koppelingen tussen het ERP-systeem en het financieelpakket. Maar inkomede facturen zijn vaak nog steeds onderdeel van handmatig werk. Ook hier kan een moderne DMS ECM een oplossing bieden.

In twee varianten kunnen we hier denken.
 
1. Scannen, herkennen en voorbereiden op boeken
Het scannen en herkennen van inkomende facturen en daarna archiveren in het juiste archief is met de moderne OCR-technieken eenvoudig te realiseren. Een herkenningsgraag van 90% of meer moet zonder problemen haalbaar zijn.
Als het gaat om wat kleinere volumes is daarmee zo goed als klaar. De facturen worden als het ware voorbereid om daarna eenvoudig te kunnen boeken in het financieelpakket. Het boeken zal daarna plaatsvinden door vanuit de financiële toepassing met een toetscombinatie de zogenaamde click-and-find functionaliteit aan te roepen.

2. Scannen, herkennen en automatisch boeken
Daar waar het gaat om grotere aantallen kan het scannen, herkennen en archiveren uitgebreid worden met een koppeling die automatisch boeken in het financieel pakket mogelijk maakt. Daarvoor is wel voorwaardelijk dat het financieel pakket het toestaat dat een andere applicatie boekingen doet of dat het pakket voorziet in het extern aanleveren van boekingen.
Tevens dient de omvang van het aantal facturen substantieel groot te zijn dat het een kopen of ontwikkelen van een dergelijke koppeling lonend maakt. Het voorhanden zijn van een bestaande koppeling maakt de drempel natuurlijk nog wat lager dan wanneer deze ontwikkeld moet worden.

 
Voorbeeld 3: de combinatie
Het mooiste is natuurlijk als we de ROI kunnen inzetten en daarnaast ook nog kunnen innoveren. Of beter gezegd als de ondernemer wil innoveren en als blijt dat hij die innovatie grotentdeels of zelfs helemaal kan terugverdienen doormiddel van de ROI te berekenen.

Natuurlijk dat ik veel gevallen het geval zijn. We kunnen groei faciliteren door het slim inzetten van de een DMS-systeem.
Een levendig voorbeeld is hier te noemen de situatie waarbij wel binnenkomende goederen bonnen scannen, herkennen en verwerking in het ERP-systeem. Daaarbij wisten we te faciliteren dat de administratiefmedewerker minder uren kon gaan werken wat de wens was van deze medewerker terwijl het bedrijf in aantal boekingen kon groeien doordat het bedrijf economisch in de lift zat.

Een ander voorbeeld is nog rijkelijk jong waarbij we en het papierenarchief vervangen door een elektronisch archief. Daarnaast maken we de inkomende facturen klaar voor het eenvoudig kunnen boeken in de financiële administratie. Mogelijk dat we deze situatie nog strategisch uitbreiden met het ook daadwerkelijke boeken van de facturen in de financiële boekhouding.
 

De harde en zacht kant van de ROI
Aan het opstellen van een ROI zitten keiharde cijfers die zijn opgebouwd uit het verleden en die we kunnen toepassen op bijna ieder bedrijf. Daarnaast biedt een ROI ook ruimte aan wat zachtere kanten van de ROI waarbij we functionele en bedrijfsmatige verbeteringen ook proberen te vatten in de cijfers.
Deze laatste cijfers zijn natuurlijk wel belangrijk maar wat minder hard of liever gezegd: ze zijn aanvechtbaar v.w.b. de hoogte van het bedrag, de besparing of waarde van de verbetering.


Wat zijn de harde cijfers voor het opstellen van een ROI?
De harde cijfers van de ROI kunnen we als volgt vaststellen. Daar kunnen we ook een rekenmodel van laten zien.

Om zowel een ROI als een voorstel voor ELO te kunnen maken hebben we de volgende cijfers en antwoorden nodig:
 
 
 

 
 
Wat zijn de zachtere kanten van de ROI?
Als we denken aan de mindere harde c.q. de zachte kanten van de ROI: waar moeten we dan zoal aan denken?

  • Hoeveel besparen we als we altijd de juiste versie hebben?
  • Hoeveel is er te besparen door het inzetten van workflow's i.p.v. het rondmailen van documenten?
  • Hoe kwantificeren we het kunnen beveiligen van de documenten?
  • Hoe kwantificeren we de eenvoud van het extern toegang verlenen aan de documenten?
  • Wat besparen we door het niet zoekraken van documenten?
  • Wat kunnen we tot de besparingen rekenen op het gebied van beveiliging van de gegevens?
  • Besef dat het DMS niet alleen gaat over Word, Excel, Powerpoint en e-mailbestanden c.q. gegevens. Maar dat het ook gaat om foto's, geluidsbestanden en bewerkingsprogramma's. Maar ook hier zit een grote besparing.
  • Het full-tekst kunnen zoeken in documenten die je niet zelf hebt gemaakt maar zijn aangeleverd door de superieure techniek van scannen en herkennen gecombineerd met elestische zoek opties van de toepassing.
  • Minder frustraties doordat een document niet op de gedachte plaats te vinden was.
  • Arbeidsvreugde gaat omhoog omdat opslaan, terugzoeken en beheer van documenten eenvoudig te realiseren is via de eigen werkplek.


De Gratis DMS Selectie Gids

     Meer informatie



 

 
 




 

 
 

DIRECT NAAR:

 

Aanmelden voor de Nieuwsbrief

* verplichte velden
 
 
   
ELO INZETBAAR VOOR
 
 
Kleine bedrijven en zelfstandigen 
ELOoffice is de ideale oplossing om het dagelijks werk te vereenvoudigen en versnellen.
   

Kleine en Middelgrote Organisaties 
ELOprofessional - De krachtige oplossing voor het optimaliseren van uw bedrijfsprocessen 

  
Middelgrote en Grote Organisaties 
ELOenterprise - De juiste architectuur voor optimale prestaties
 
RECENTE IMPLEMENTATIES
 
   
 

iLane B.V.
Rietveldenweg 54 
5222 AS 's-Hertogenbosch

Tel: +31 73 6232935 
E-mail: info@ilane.nl 
Internet: www.ilane.nl     
 

Home     Sitemap     Disclaimer     Contact