De meerderheid van het bedrijfsleven geeft in 2012 de voorkeur aan het elektronisch afhandelen van facturen, in plaats van het originele papieren factuur.
Het Nederlandse bedrijfsleven geeft aan eind 2012 meer dan helft van alle consumenten en zakelijke facturen elektronisch te verzenden.
Bij een voorzichtige schatting worden in 2012 circa 600 miljoen facturen niet meer op papier gedrukt.
Minister de Jager realiseert miljardenbesparingen voor het Nederlandse bedrijfsleven. Met dit volume aan e-factureren bespaart het Nederlandse bedrijfsleven nu al ongemerkt miljarden per jaar.
Zo bedraagt de besparing al minimaal € 1,65 aan verzend-, materiaal- en handelingskosten voor elke factuur die elektronisch wordt verstuurd. Voor zakelijke facturen is de besparing per e-factuur nog veel groter. De besparing wordt gerealiseerd over de volle breedte van het Nederlands bedrijfsleven.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitale factuurverwerking binnen uw bedrijf?
Download dan hier de ELO DocXtractor brochure voor meer informatie.
Potentie van e-factureren nog grotendeels onbenut
De potentie van zakelijk e-factureren blijft ondanks de huidige jaarlijkse besparingen vrijwel onbenut:
• 62% van de ondernemingen gebruikt PDF en e-mail voor e-factureren.
Deze minder geavanceerde vorm belemmert echter het gemakkelijk verwerken en inboeken van factuurinformatie in het boekhoudpakket van de factuurontvanger.
• 32% procent van de grotere bedrijven wil wel op een geavanceerde manier inkoopfacturen verwerken, maar doet dat niet om hun boekhoudsoftware daar niet (eenvoudig) geschikt voor is.
• 21% van de ondernemingen is in de veronderstelling dat geavanceerde methoden van gegevensuitwisseling duur en moeilijk te implementeren zijn. Eenzelfde percentage voelt zich niet verplicht om de oude vertrouwde e-mail en PDF te verlaten.
Verdere opmerkelijke bevindingen
Uit de praktijk blijkt ook een aantal andere opmerkelijke zaken:
• Ondernemingen blijven onzeker over welke eisen de Belastingdienst aan e-facturen stelt.
• 67% van de bedrijven verwacht medio 2013 elektronische facturen te versturen
• Bij kleine bedrijven bestaat 60%-80% van de facturen al uit e-facturen.
• Het gebrek aan acceptatie van de e-factuur door de klant wordt als belangrijkste barrière genoemd om te beginnen met e-factureren.
• Tegelijkertijd blijkt dat bedrijven er aan gewend zijn geraakt om e-facturen te ontvangen of op te moeten halen: de adoptie komt steeds vaker organisch (‘vanzelf’) tot stand.
Digitale factuurverwerking biedt het bedrijfsleven naast kostenbesparing veel extra voordelen zoals:
• Snellere verwerking van in-en uitgaande facturen.
• Voldoen aan internationale wetgeving
• Milieuvriendelijk
• Koppeling met financiële applicatie
Efficiënte factuurverwerking met ELO DocXtractor
ELO DocXtractor bevat krachtige functies voor een intelligente verwerking van inkomende facturen in een ERP-omgeving. Wanneer de documenten zijn gescand, wordt de volledige inhoud onmiddellijk in het relevante verwerkingsproces opgenomen.
Alle voor de ERP-boeking benodigde gegevens, zoals order- en factuurnummer, bankgegevens en betalingsvoorwaarden, worden automatisch uit de facturen opgehaald.
ELO DocXtractor kan, indien gewenst, de opgehaalde gegevens vervolgens vergelijken met de bestaande stamgegevens van de crediteur in het ERP-systeem en de contract- en ordersystemen, en maakt de facturen klaar voor betaling. De interne plausibiliteitcontrole voorkomt fouten en eventuele duplicaten worden automatisch opgespoord en verwijderd.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitale factuurverwerking binnen uw bedrijf? Download dan hier de ELO DocXtractor brochure voor meer informatie.
Hoeveel documenten, spreadsheets, facturen, verslagen en presentaties heeft u per dag in behandeling? Twee? Vijf? Tien?
Vermenigvuldig dat eens met het aantal collega's in uw organisatie en u heeft een idee van de hoeveelheid documenten die per dag worden verwerkt.
Dat kan van honderden tot duzenden zijn. Inkoopfacturen, verkoopfacturen, contracten, offertes en allerlei andere documenten worden tegenwoordig 24 uur per dag in een organisatie met elkaar gedeeld.
Met zo veel documenten, elke dag weer, kunt u zich gerust afvragen hoe u dit allemaal onder controle houdt.
Document Management Systemen, zoals ELO, zijn ontwikkeld om juist daarin te voorzien. Op deze manier wordt de chaos in documentbeheer voorkomen voor alle afdelingen.
Zo kan iedereen er op vertrouwen dat documenten vindbaar worden en niet verloren gaan.
De vraag is natuurlijk: Hoe selecteert u nu het juiste Document Management Systeem dat past bij uw organisatie?
We geven u in 7 stappen een leidraad. En we hebben een praktische gids ontwikkeld, de DMS Selectie Gids, waarmee u zeker uw voordeel doet.
Deze 7 stappen en de DMS Selectie Gids zijn gebaseerd op best practices en kunt u met succes toepassen om te komen tot de juiste Document Management-oplossing voor uw bedrijf.
1. Bepaal de doelstellingen
Voordat u een Document Management Systeem gaat gebruiken adviseren wij u allereerst om te bepalen wat u hiermee wenst te bereiken.
2. Identificeer de bedrijfsprocessen
Vervolgens zet u op een rij welke bedrijfsprocessen u wilt ondersteunen met behulp van een Document Management Systeem
3. Bepaal de vereisten
Vervolgens stelt u vast waaraan het Document Management Systeem voor uw organisatie moet voldoen.
4. Evalueer de mogelijke oplossingen
Nadat u de criteria hebt vastgesteld op grond waarvan u gaat kiezen, kunt u de alternatieven evalueren.
5. Voorbereiding - de juiste basis
U wilt zekerstellen dat het Document Management Systeem goed zal worden ingezet en gestructureerd wordt toegepast.
6. Aan de slag met uw Document Management Systeem
Nu bent u klaar om uw Document Management in de praktijk toe te gaan passen.
7. Zorg voor acceptatie
Het echte bewijs van het succes zult u in de praktijk ervaren. U zorgt er daarom voor dat uw collega's op een effectieve wijze het Document Management Systeem gebruiken.
Met de DMS Selectie Gids heeft u een gestructureerde selectiemethode in huis, inclusief een aantal speciaal hiervoor ontwikkelde selectie- en evaluatiespreadsheets.
Onvoorstelbaar handig en direct door u zelf toepasbaar.
De onafhankelijke internationale organisatie van information management professionals (AIIM) heeft een wereldwijd marktonderzoek gedaan naar het papiergebruik binnen organisaties. Uit het onderzoek is gebleken dat veel organisaties moeite hebben met het volledig wegnemen van papier uit hun bedrijfsprocessen. Bedrijven zijn hier echter wel mee in staat om hun processen aanzienlijk te verbeteren. Productiviteit en responsetijden richting de klant kunnen vele malen beter wanneer de ‘papieren’ bottlenecks uit bedrijfsprocessen worden weggenomen.
Door in een vroeg stadium de documenten digitaal beschikbaar te stellen, blijft de efficiëntie het hoogst. Hiermee is de informatie voor iedereen transparant en beschikbaar.
De belangrijkste uitkomsten uit het onderzoek dat werd uitgevoerd tussen November 2011 en Januari 2012 laten zien dat:
- Papier langzaam maar zeker van de werkvloer begint te verdwijnen. 35% van de respondenten geeft aan dat minder papier wordt verbruikt en er minder fotokopieën worden gemaakt.
- 42% van de uitgevoerde scan- en capture projecten kenden een terugverdientijd van minder dan 12 maanden en voor 57% van de projecten was de terugverdientijd korter dan 18 maanden.
- Mobiele- en cloud diensten voor scanning en capture beginnen hun weg te vinden in het bedrijfsleven.
- 38% van de respondenten rust medewerkers uit met mobiele apparaten (smartphones, tablets, pocket formaat scanners) om onderweg informatie en documenten te kunnen raadplegen en gebruiken.
- De implementatie van scanning en capture oplossingen levert indrukwekkende verbeteringen van responstijden naar klanten. Standaard met een factor 2 of 3, in veel gevallen zelfs 5 keer sneller.
Naast de vele voordelen die bedrijven hiermee ervaren, blijven enkele gewoonten aanwezig die de efficiëntie beïnvloeden:
- Nog altijd wordt 77% van alle facturen die als PDF bijlage binnenkomen, geprint en vervolgens gescand. Datzelfde is van toepassing op 31% van de facturen die per fax binnenkomen.
- 32% van de respondenten geeft aan dat er bij hen nog altijd sprake is van een toename in het papierverbruik en het aantal fotokopieën dat wordt gemaakt.
Wanneer bedrijven beter naar hun bedrijfsprocessen gaan kijken en overbodige handelingen filteren en daarnaast een (hun) Document Management Oplossing goed inzetten, valt er veel winst te behalen op de responstijden richting de klant én intern.
Advies voor efficiënte bedrijfsprocessen
Het is sterk aan te raden te bekijken wat de mogelijkheden zijn binnen uw bedrijf.
Hoe past een Document Management Systeem het beste binnen uw strategie en bedrijfsprocessen?
Hoe stelt u vast welke wensen en eisen voor uw organisatie van toepassing zijn?
Waar liggen de inefficiënte aspecten binnen uw bedrijfsorganisatie?
In het eBook: “Het juiste Document Management Systeem bepalen”, vindt u alle aspecten die voor u van belang zijn bij de oriëntatie op of keuze van een DMS systeem. Download hier gratis het eBook.
Basware en Billentis, een onafhankelijke expert op het gebied van e-invoicing, schatten dat het aantal zakelijke digitale facturen in 2011 wereldwijd met 20 procent is toegenomen. Deze sterke groei komt met name door grote markten als Duitsland, Frankrijk en Mexico die e-invoicing hebben doorgevoerd. Onder meer wetswijzigingen die aanzetten tot elektronisch factureren hebben voor deze enorme adoptiegraad gezorgd.
Enkele voorbeelden:
- Mexico heeft nieuwe wettelijke eisen gedefinieerd en stelt ondernemingen verplicht facturen elektronisch te versturen, wanneer de waarde van de factuur boven een bepaald bedrag uitkomt of wanneer de jaarlijkse bedrijfsomzet minimaal vier miljoen Mexicaanse Peso’s (USD 340.000) bedraagt;
- Duitsland, Scandinavië en de Benelux hebben enkele wetten opgesteld om e-invoicing aan te moedigen. Bovendien verloopt de adoptie al vrij organisch door erkenning van de grootse automatiseringsvoordelen;
- Het Finse Ministerie van Financiën verplicht sinds 2010 staatsbedrijven en -instituten dat zij alleen digitale facturen van hun leveranciers kunnen ontvangen;
- Het Amerikaanse Ministerie van Financiën verkondigde vorig jaar dat eind 2012 alle financiële instituten een elektronisch factuurverwerkingsprogramma implementeren. Dit als onderdeel van het ‘Campaign to cut Waste’-programma van president Obama, waarmee hij de efficiency binnen de overheid wil vergroten en de kosten voor belastingbetalers wil verlagen;
- Landen als Griekenland, Kazachstan, Noorwegen en Spanje zullen in 2012 de regelgeving rond e-invoicing bekrachtigen.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitale factuurverwerking binnen uw bedrijf?
Download dan hier de ELO DocXtractor brochure voor meer informatie.
E-invoicing
E-invoicing is wereldwijd op verschillende niveaus door landen geadopteerd, de wetgeving varieert per land. In Azië, met name in China en Japan, wordt een digitale factuur slechts als kopie beschouwd. De papieren versie is vereist met het oog op compliance. Dit staat haaks op andere Aziatische landen waaronder Singapore, Maleisië, Taiwan en Zuid-Korea waar e-invoicing in een vergevorderd stadium is en digitale facturen als een officieel financieel document worden erkend.
Esa Tihilä, CEO van Basware, licht toe: “De wetgeving rondom financiële administraties varieert per land. Papieren facturering vereist van een onderneming dat zij de internationale, wettelijke bepalingen begrijpt. E-invoicing laat deze eisen als sneeuw voor de zon verdwijnen, omdat het automatisch de verschillende wetgevingen per land in acht neemt. Ondernemingen zijn zich bewust van de automatiseringvoordelen, maar als het gaat om factuurdocumentatie zijn sommige regio’s voorzichtig met het vervangen van het volledige papieren proces. Op het moment dat meer landen de elektronische versie omarmen, zullen ondernemingen steeds meer vruchten van geautomatiseerde facturering plukken.”
Naast de productiviteitsvoordelen is de macro-economische omgeving een belangrijke stuwkracht achter de adoptie van e-invoicing binnen ondernemingen en het MKB. De toegenomen focus op cashflowmanagement en het voorspellen van de nauwkeurigheid dwingt bedrijven dat zij de zichtbaarheid van de cashflow verbeteren. E-invoicing geeft bedrijven deze transparantie.
Efficiënte factuurverwerking met ELO DocXtractor
ELO DocXtractor bevat krachtige functies voor een intelligente verwerking van inkomende facturen in een ERP-omgeving. Wanneer de documenten zijn gescand, wordt de volledige inhoud onmiddellijk in het relevante verwerkingsproces opgenomen. Alle voor de ERP-boeking benodigde gegevens, zoals order- en factuurnummer, bankgegevens en betalingsvoorwaarden, worden automatisch uit de facturen opgehaald.
ELO DocXtractor kan, indien gewenst, de opgehaalde gegevens vervolgens vergelijken met de bestaande stamgegevens van de crediteur in het ERP-systeem en de contract- en ordersystemen, en maakt de facturen klaar voor betaling. De interne plausibiliteitcontrole voorkomt fouten en eventuele duplicaten worden automatisch opgespoord en verwijderd.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden van digitale factuurverwerking binnen uw bedrijf? Download dan hier de ELO DoXtractor brochure voor meer informatie.
Bekijk de video over het inscannen van documenten en verwerking in ELO DMS.
Heeft u specifieke vragen aan iLane? Stel ons dan online uw vraag.
Het probleem binnen bedrijven is dat het team werkt met honderden, soms zelfs duizenden documenten. Dit betekent dat het extreem moeilijk is om de documenten te vinden die u nodig heeft. Welke versie is recent? Heeft de factuur de laatste cijfers?
Veel bedrijven gebruiken een gezamenlijk archief, met alle aspecten die daarbij van toepassing zijn. Maar het bedrijf groeit en daarmee wordt het een steeds moeilijkere en tijdrovende opdracht om te zoeken wat u nodig heeft.
Bedrijven gebruiken ter voorbeeld soms dure ‘Enterprise’ content management oplossingen om hun documenten te beheren. Dit heeft echter vaak gefrustreerde gebruikers tot gevolg omdat documenten nog steeds niet snel gevonden kunnen worden. Uw documenten zijn niet alleen opgeslagen om vervolgens vergeten te worden, ze moeten constant beschikbaar zijn en waarde blijven toevoegen aan uw bedrijf.
Waar is dat belangrijke document dat u geschreven heeft?
Uw team zorgt voor een veelvoud aan geweldige content.
Maar wanneer documenten zijn begraven in een stapel van duizenden, is er geen manier om te weten dat ze bestaan. U bent op zoek naar een methode om niet alleen te vinden wat u nodig heeft, maar ook de documenten te kunnen terughalen waarvan u niet eens wist dat u ze nodig had.
Geen controle leidt tot productiviteitsverlies.
Dus, hoe krijgt u weer de controle over uw documentstroom?
Een ‘best practice’ is het gebruik van een Document Management Systeem om inzicht en controle te krijgen of houden over uw tientallen of duizenden documenten.
Document Management Systemen helpen teams documenten te creëren, te beheren en te delen in een veilige omgeving. Ze hebben een belangrijke invloed op de productiviteit, omdat gebruikers efficiënt informatie kunnen delen en bestanden kunnen beheren. Op deze manier voorkomen zij een ‘documentchaos’.
Om kennis te maken met de verschillende mogelijkheden van Document Management Software is het gratis uitproberen door middel van een proefversie een prettige methode.
Vraag gratis een proefversie ELOoffice aan.
Mobiel is steeds meer aan het opkomen. Niet alleen in ons privéleven, maar ook in het bedrijfsleven.
Bedrijven hebben te maken met verschillende apparaten, applicaties, besturingssystemen, netwerken en veiligheid. Hoe kunnen we al deze verschillende elementen managen en zorgen dat zij samenwerken om zowel ons privéleven, als onze bedrijven efficiënter te maken?
Door mobiel op een goede manier in te zetten kan veel succes worden behaald.
Stond 2010 nog in het teken van de puberteit van de smartphone, in 2011 kreeg de smartphone een volwassen leven. Door de toename in gebruik van internet en de interactieve mogelijkheden van de smartphone, fungeert de smartphone als de koppeling tussen de fysieke wereld en de virtuele wereld: anytime, anywhere.
Toegang tot bedrijfsinformatie
Bellen en sms’en zijn nog steeds de meest gebruikte dagelijkse onderdelen van een mobiele telefoon voor de Nederlander, ook voor de smartphone gebruiker. Maar de digitale mogelijkheden van een smartphone weten gebruikers ook te vinden, zoals e-mail, blogs, nieuws, ‘apps’, social networks, realtime tv/video en muziek/radio luisteren. Nu Smartphone gebruikers steeds meer tijd online doorbrengen, kunnen zij ook op elk moment toegang krijgen (mits geautoriseerd) tot bedrijfsinformatie via de Smartphone. De komst van gebruiksvriendelijke smartphones (zoals de iPhone) en de uitrol van 3G netwerken hebben ervoor gezorgd dat de Nederlandse smartphone gebruiker mobiele oplossingen dan ook steeds vaker inzetten voor hun werk.
Het is dan ook niet gek dat veel bedrijven gaan nadenken over een passende mobiele oplossing voor hun informatie beheer.
ELO for Smartphone
De nieuwe dimensie van Unlimited Mobiliteit.
Dynamisch en mobiel: de nieuwe ELO for Smartphone 2011 app heeft het! De app is beschikbaar voor zowel de Apple iPhone als de iPad, met nieuwe functies, zoals Foto’s Uploaden en ELO iSearch-de ultieme zoektechnologie.
Met de smartphone oplossing van ELO, heb je mobiele toegang tot uw ELO document management systeem (DMS). Ongeacht de locatie en de toegang tot het netwerk, bent u in staat om te navigeren door uw archief, zoeken naar documenten en ze te bekijken. Met de integratie van krachtige ELO workflow functies in uw smartphone, kunt u bestaande taken delegeren of zelfs nieuwe taken initiëren.
Voordelen van ELO for Smartphone
- De werknemers hebben onbeperkt mobiel toegang (mits geautoriseerd) tot alle benodigde bedrijfsinformatie.
- Het versnelt de werkprocessen, vermindert de doorlooptijd, en verhoogt de productiviteit van uw team op lange termijn.
- De intuïtieve en aantrekkelijke interface is leuk om te gebruiken en maakt training overbodig.
- De dag-tot-dag werk routines van de gebruikers worden prachtig ondersteund in de mobiele en digitale wereld.
Naadloze integratie in uw processen
Als een mobiele gebruiker ben je direct geïntegreerd in de bedrijfsprocessen met de krachtige workflow functies van de ELO server. Openstaande taken in de workflow worden direct verzonden naar de smartphone en kan direct aan gewerkt worden.
Meer weten over de ELO voor Smartphone toepassing?
Download dan hier de uitgebreide brochure met alle toepassingen.
Onderzoek van zakenbank Stanley Morgan wijst uit dat sinds de introductie van de tablet (waaronder Apples iPad) het papierverbruik in Amerikaanse bedrijven fors is verminderd met wel 9%. Een opmerkelijke ontwikkeling als verdere cijfers deze uitkomsten ondersteunen, want in voorgaande jaren was nog steeds een stijging in papiergebruik en –afname zichtbaar. In de wereld van Document Management en het omgaan met werkplekken, mobiliteit en toegankelijkheid betekent dit een belangrijke ontwikkeling in het eisen- en wensenpakket van bedrijven en hun werknemers.
Wat betekent het toenemende gebruik van smartphones en tables voor Document Management en mobiliteit in uw bedrijf?
Allereerst; Smartphones en tablets are here to stay.
Het lijkt een open deur, maar smartphones en tablets zullen in de komende jaren meer en meer onderdeel uitmaken van de wijze waarop werknemers en organisaties werk verrichten (en waar ze dat doen). Hiermee groeit de behoefte naar mobiliteit en het kunnen combineren van werkplekken, werkstations en de apparaten die daarbij gemoeid zijn. Niet alle Document Management Systemen zijn daar nu op ingericht.
Document Management met een iPad
Het werken met een iPad of andere tablet is toenemend populair omdat men vrijwel letterlijk ‘met de vingers aan de data zit’. Uit deze trend komen dus ook aanvullende behoeften voort:
- Toegang tot documenten in uw archief, waar u ook bent en met mobiele apparaten
- Het verzenden van e-mail en documenten direct vanaf de app
- Het fotograferen van materialen en documenten voor archivering
- Foto’s uploaden naar het archief
- Workflows instellen, bekijken en activeren
- Zoeken en andere standaardfuncties gebruiken met een iPad
- Taken en andere openstaande zaken openen, gebruiken en onderhouden
ELO voor iPad
Met ELO is nagedacht over juist die wensen en behoeften die nu ontstaan door het gebruik van tablets. Vandaar dat ELO voor iPad in deze behoeften voorziet en bijzondere voordelen biedt:
- Alle huidige taken en document zijn altijd beschikbaar en zichtbaar in een paar klikken
- Je kunt offline documenten bekijken
- Snelle zoekfunctie vanaf een iPad
- Directe melding van nieuwe taken
- Het tonen van prioriteitsniveau per taak
- Een simpele tik op een individuele taak toont alle relevante details.
Document Management met een smartphone
Meer nog dan de tablet hebben we onze smartphone binnen handbereik. Overal en altijd. Niet verwonderlijk dat juist dit apparaat in toenemende mate onderdeel uitmaakt van onze dagelijkse werkzaamheden. Vereisten die we daarin duidelijk zien toenemen:
- Mobiel toegang tot ELO DMS op elke locatie of netwerktoegang voor het gebruik van het archief
- Snel zoeken van documenten en mobiel kunnen gebruiken en bewerken.
- Takenmanagement; het inzetten van nieuwe taken, verdeling, updates en verwijzing
- Veiligheid in het gebruik op alle locaties
- Prettig en duidelijk in het gebruik
- Versnellen van werk en verhogen productiviteit door gebruik van mobile.
ELO voor smartphone
Naast de functies en voordelen voor iPad, is ook voor smartphone ingespeeld op de trends die we hierin zien:
- ongelimiteerde maar veilige toegang tot alle belangrijke informatie en documenten
- versnellen van het werkproces met toenemende productiviteit
- een intuïtieve manier van werken die als prettig wordt ervaren
Hoe maakt u een organisatie “Mobiel & Tablet vriendelijk”?
Bij de keuze voor een Document Management Systeem zal in toenemende mate het functioneren ervan op mobiel en tablets een weging in de keuze krijgen. Neem daarom in beslissingen mee in hoeverre dit aan de orde is of zal gaan zijn en welke wensen en eisen daarbij binnen de gebruikers bestaan. En maak vooral kennis met de mogelijkheden die er bestaan door ze te proberen.
Kennis maken met ELO?
Vraag hier uw aanvullende informatie aan over ELOoffice of maak een afspraak.
Het organiseren van documenten in uw organisatie kan op verschillende manieren worden toegepast wanneer u gebruik maakt van een Document Management Systeem. In dit artikel gaan we in op de drie meest gebruikelijke methoden om documenten efficiënt te structureren.
1. Het gebruik van een mappenstructuur
De veruit meest gebruikte methode voor het organiseren van documenten is door middel van een “hiërarchische” indeling. Een mappenstructuur wordt gebruikt om een document in te delen naar bijvoorbeeld afdeling of onderwerp.
Het is hierin met name zinvol de architectuur (samenstelling) planmatig te baseren op de manier waarop uw organisatie is ingedeeld en functioneert.
Het is van belang om vast te stellen (planmatig en voorafgaand) welke variabelen er in uw organisatie zijn. Is er bijvoorbeeld behoefte aan een map “voorlopig” en “definitief” voor het organiseren van specifieke documenten?
Met name wanneer er sprake is van processen die zichzelf (b.v. met de daarbij behorende documenten, indeling etc.) met regelmaat herhalen, is het de moeite waard om documenten te beheren met templates.
Bijvoorbeeld: Elke keer dat een nieuwe klant wordt aangemaakt, hoort daar een map en indeling voor contracten en ontwikkelingsplannen bij. Creëer in zulke gevallen eenvoudig een template, waardoor alle vaste gegevens en indelingen als standaard worden ingesteld (basis format).
2. Het gebruik van metadata en tags
Hiermee bedoelen we slimme tags en omschrijvingen om met name een bepaalde mate van flexibiliteit aan te kunnen brengen in het organiseren van uw documenten. Zo zijn er bredere mogelijkheden om diverse omschrijvingen aan documenten en inhoud mee te geven. Op deze manier ontstaat de ruimte om documenten te organiseren die in meerdere categorieën thuishoren.
Bijvoorbeeld: Een specifiek contract kan van toepassing zijn voor uw salesafdeling, maar tevens van belang zijn voor de juridische afdeling. Deze manier van structureren is met name bruikbaar voor documenten die een sterke overlap hebben in verschillende categorieën.
3. Het gebruik van zoekopdrachten
Wanneer u op zoek bent naar een specifiek document, is het ingeven van een zoekopdracht een logische methode. De zoekfunctie moet in staat zijn te zoeken naar bijvoorbeeld een documentnaam of een woord dat voorkomt in het document, overige inhoud zoals klantnummer/factuurnummer en tags of de samensteller van het document.
Een geavanceerde zoekfunctie in uw document management systeem biedt daarmee de ruimte zeer specifieke opdrachten te geven en uit te voeren, die zelfs naar versiebeheer kijken.
Om kennis te maken met de verschillende mogelijkheden van Document Management Software is het gratis uitproberen door middel van een proefversie een prettige methode.
Vraag gratis een proefversie ELOoffice aan.
Het bepalen van uw juiste Document Management-aanpak kan complex zijn.
Om hierin helderheid te verkrijgen, concentreren we ons op 3 elementen:
- Documenten
- Technologie
- Mensen
Deze drie elementen zijn in essentie het "Welke, Hoe en Wie" in uw aanpak.
Welke documenten zijn belangrijk, hoe worden deze documenten geproduceerd en wie heeft met deze documenten te maken?
De Documenten zijn vanzelfsprekend het onderwerp van uw aanpak.
De kernvraag hier is; Welke documenten zijn voor uw organisatie van belang?Deze documenten worden de kern van uw aanpak, vormen de vitale inhoud en bepalen de Document Management-behoefte.
Richt u zich daarom vooral op deze documenten. Zet deze eens overzichtelijk op een rij.
Technologie maakt het Document-proces mogelijk. Computers, printers, netwerken, databases, de hieraan verbonden systemen en software zijn de middelen waarmee de documenten worden vervaardigd, geproduceerd en verwerkt. Hiermee hebben de meesten geen problemen om ze te begrijpen.
Wanneer u een inventarisatie maakt van hetgeen u op dit moment in huis heeft en vervolgens vaststelt wat u verder in huis zou willen hebben om de Document Management werkzaamheden te verbeteren, dan heeft u de technologische basis vastgesteld voor het verbeteren van het proces.
Uiteindelijk zijn het de mensen waarvoor en waardoor de documenten worden geproduceerd. Zonder mensen geen documenten.
Het is daarom volstrekt logisch dat u juist die mensen betrekt bij het optimalisatieproces, die het meest met uw vitale documenten te maken hebben.
Stel de Document-levenscyclus eens vast.
Wie zijn de mensen die ze creëren, gebruikenen beheren binnen uw organisatie? Analyseer de behoefte van de betrokken mensen en maak dit onderdeel van uw Document Management-aanpak. Auteurs, lezers, belanghebbenden, ze hebben allen een specifieke behoefte, die soms overeenkomt, maar soms ook conflicterend kan zijn.
Leg dit vast in uw aanpak.
DOCUMENTEN
- Wat zijn onze belangrijkste (kritische) bedrijfsprocessen?
- Welke documenten worden gebruikt in onze belangrijkste bedrijfsprocessen?
- Welke documenten hebben voorrang in onze Document Management-aanpak?
- Welke documenten zullen het beste resultaat opleveren in geval van de implementatie van een Document Management Oplossing?
TECHNOLOGIE
- Welke technologieën en processen produceren nu deze documenten?
- Worden bestaande mogelijkheden onvoldoende gebruikt of juist overbelast?
- Welke nieuwe technologieën zijn beschikbaar die ons Document Management-proces aanzienlijk verbeteren?
- Welke koppelingen met andere applicaties zijn noodzakelijk of gewenst?
MENSEN
- Wie zijn de mensen die belang hebben bij de belangrijkste documenten? (Vervaardigend, gebruikend, beherend)
- Welke behoefte bestaat er in de Document-levenscyclus?
- In hoeverre voldoen we op dit moment in de behoefte van de verschillende belanghebbenden?
Het is redelijk simpel, documenten worden gecreëerd met behulp van technologie om te worden gebruikt door mensen.
Logisch dat deze drie elementen de bouwstenen vormen voor uw Document Management-aanpak.
Het bepalen van de aanpak en uw verbeterplannen vanuit deze drie invalshoeken helpen u de juiste prioriteiten te stellen, zijn overzichtelijk en geven houvast.
U maakt uw besluitvorming over een Document Management-oplossing praktisch en het leidt daarmee ook tot een hogere kans van slagen.
In de voorgaande twee artikelen van deze serie hebben we uiteengezet hoe u de juiste Document Management oplossing kunt selecteren.
Aangezien elk bedrijf/ organisatie anders is, zal ook de juiste oplossing ook steeds weer anders zijn. Er is nu eenmaal geen "one size-fits all" in Document Management. Het moet met de gewenste functies passen in de bedrijfsstructuur van de organisatie.
We hebben gewerkt vanuit een methode waarin we in 3 stappen tot de juiste keuze komen. Allereerst maakt u een lijst (long list) van alle mogelijke alternatieven. Daarna stelt u de te hanteren gewogen keuzecriteria vast en waardeert u de alternatieven om tot een short list te komen.
In dit artikel leggen wij u graag uit hoe u nu kunt komen tot de keuze van dé oplossing, met eventueel enkele alternatieven. Daarvoor gebruiken we een handig hulpmiddel genaamd de "Gepaarde Keuze Matrix".
Een Gepaarde Keuze Matrix is een methode om de beste oplossing te kunnen kiezen uit een aantal alternatieven. Het is een objectieve manier, waarbij zeker wordt gesteld, dat elke potentiële oplossing op een eerlijke en gelijkwaardige wijze wordt beoordeeld.
U zou het kunnen vergelijken met een tennistoernooi, waarbij steeds een serie van wedstrijden wordt gespeeld om uiteindelijk de kampioen te kunnen huldigen. Daarbij wordt steeds één paar spelers tegelijk vergeleken.
Op basis van de short list ( zie het voorgaande artikel ), plaatst u de diverse oplossingen zowel bovenaan in de matrix als aan de linkerzijde.
In het voorbeeld hieronder worden 6 alternatieven vergeleken (aangeduid met A tot en met F).
Begin met de eerste oplossing (in ons voorbeeld A) en maak de vergelijking horizontaal, waarbij u elke regel met oplossing A vergelijkt. De X geeft aan dat hier door u geen vergelijking/keuze kan worden gemaakt. (bijv. A met A is niet mogelijk als vergelijking. Maar het kan bijvoorbeeld ook zo zijn dat het twee oplossingen zijn die u niet met elkaar te vergelijken vindt).
Behandel de door u verkozen oplossing in de vergelijking door deze te noteren in de betreffende kolom.
U herhaalt deze stappen totdat elk paar van mogelijke oplossing met elkaar is vergeleken.
GEPAARDE KEUZE MATRIX
In dit voorbeeld zijn we gestart met Oplossing A en volgen de bovenzijde van de matrix. Tussen A en B is de keuze gevallen op B. Verdergaand in de rij maken we een keuze tussen A en C, A en D, etc.
U herhaalt dit proces per oplossing/per rij, totdat u alle oplossingen in paren hebt vergeleken.
Voor elke oplossing (= rij) telt u het aantal keren dat de betreffende oplossing is verkozen en zet dit aantal in de rechter kolom.
Vervolgens telt u ook per oplossing = kolom het aantal keren dat de betreffende oplossing is verkozen en u noteert dat onderaan de matrix in de betreffende kolom.
Hierna kunt u de score per oplossing vaststellen door de score van de oplossing per rij (rechtse kolom) en kolom (de onderste rij) bij elkaar op te tellen.
De oplossing met de hoogste totaalscore heeft gewonnen.
In ons voorbeeld zou het resultaat zijn:
Oplossing A = 1+0 = 1
Oplossing B = 3+1 = 4 <<
Oplossing C = 2+1 = 3
Oplossing D = 1+2 = 3
Oplossing E = 1+0 = 1
Oplossing F = 0+3 = 3
Met een totaal van 4 heeft Oplossing B de voorkeur. Oplossing C,D en F zijn goede alternatieven.
Een aantal aanvullende vragen om in overweging te nemen:
- Heeft u een bepaalde oplossing niet betrokken in de evaluatie?
- Heeft u er op toegezien dat u niet alleen maar op uw persoonlijke ervaring of voorkeur heeft gekozen?
- Heeft u anderen bij het proces betrokken?
- Heeft u de shortlist teruggebracht tot de beste 4-6 alternatieven?
- Heeft u van elke van de 4-6 alternatieven voldoende kennis genomen?
- Hoe waarschijnlijk is het dat de door u verkozen oplossing met succes zal worden ingezet?
De problemen die u heeft vastgesteld en de oplossingen die u heeft geëvalueerd bepalen uw Document Management-strategie.
De tools waarmee wij u in deze serie hebben laten kennis maken, zorgen voor een objectief en doordacht besluitvormingsproces om tot de beste Document Management oplossing te komen voor uw situatie.
